Atualmente, lideranças de gestão de pessoas enfrentam uma série de desafios, tais como atrair, reter os melhores talentos e criar políticas de benefícios alinhadas às expectativas das pessoas. Além disso, há a[BR1] necessidade de investir na formação contínua e no desenvolvimento dos profissionais e manter conformidade com a legislação trabalhista.
O engajamento, mais um desafio, é uma demanda tão relevante que pode[BR2] gerar prejuízo para a organização, quando o time permanece desmotivado. Colaboradores desengajados custam à empresa até 34% de seu salário, de acordo com a Gallup. A pesquisa aponta ainda que a empresa média perde um mínimo de US$ 2.246 para cada profissional desmotivado, sem se falar dos custos com a rotatividade de funcionários.
Da mesma forma, o papel da liderança e a comunicação eficiente e humanizada requerem atenção. Segundo estudo da Microsoft, 63% dos trabalhadores dizem que as mensagens dos líderes não chegam até eles.
A gestão bem-sucedida das demandas mencionadas – e de muitas outras – se torna ainda mais desafiadora quando a empresa tem sistemas de RH fragmentados e desconectados, que não conversam entre si.
Daí a importância de ter um ecossistema de RH, com soluções digitais integradas, que simplificam, conectam e otimizam os processos da área.
Neste artigo, apresentamos o conceito, os benefícios e o passo a passo para implantar um ecossistema de RH.
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O que é um ecossistema de RH?
De acordo com pesquisas, uma organização de porte médio utiliza mais de 16 sistemas de RH diferentes simultaneamente.[BR3] Esse número é crescente, já que o gestor e seu time precisam lidar com uma série prioridades diferentes, que envolve, inclusive, a digitalização de muitos processos.
Ainda hoje, muitas empresas usam vários sistemas, para dar conta de necessidades, como:
- Gerenciar a equipe de trabalho virtual;
- Executar a folha de pagamento;[BR4]
- Facilitar o aprendizado e o desenvolvimento;
- Apoiar o bem-estar;
- Impulsionar o engajamento;
- Alavancar a recompensa e o reconhecimento;
- Oferecer benefícios aos colaboradores.
O ecossistema de RH tem como principal objetivo simplificar essa gestão fragmentada, que torna a rotina da equipe de RH exaustiva, ineficiente e pouco produtiva.
Na prática, o ecossistema de RH reúne vários processos em uma única solução, reduzindo a necessidade de uma série de sistemas diferentes tentando trabalhar juntos.
Dessa forma, o ecossistema apresenta um modelo de gestão mais descomplicado e simples, já que integra recursos como folha de pagamento[BR5] , recrutamento e seleção, desenvolvimento profissional,[AB6] gestão de remuneração e outras funções relacionadas ao RH, para que elas funcionem juntas, com um fluxo contínuo de dados entre as várias ferramentas.
Benefícios de um ecossistema de RH integrado
Optar por um ecossistema de RH pode facilitar a vida de gestores e colaboradores, garantindo muitos benefícios para as organizações, como aumento da produtividade no RH e a visibilidade das métricas.
Para ajudar na compreensão do potencial do ecossistema de RH, listamos os 6 principais benefícios dessa abordagem.
1. Um ecossistema de RH economiza tempo, aumenta a retenção de talentos
Navegar entre vários sistemas pode trazer confusão para os colaboradores, roubando tempo e energia valiosos que poderiam ser melhor empregados em demandas estratégicas.
Com fluxos de trabalho e automação integrados, um ecossistema de RH remove muitos processos manuais. Além disso, ao disponibilizar um sistema com login único, as pessoas têm acesso fácil a tudo o que precisam em uma única solução.
Do ponto de vista do colaborador, faz toda diferença ter um autoatendimento para resolver demandas envolvendo folha de pagamento, férias[BR7] anuais, gestão da jornada de trabalho, treinamento, Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) e benefícios corporativos em um só lugar. Não ter que entrar e sair de sistemas diferentes, melhora a satisfação no trabalho, a produtividade e o engajamento. Tudo isso contribui também para uma boa experiência e a consequente retenção de talentos.
2. O ecossistema de RH reduz riscos e garante a conformidade de dados
Uma grande parte da responsabilidade do RH é garantir a conformidade legal. No entanto, usar vários sistemas de RH desconectados, significa inserir informações manualmente ou usar ferramentas de integração adicionais para conectar dados entre os sistemas.
Isso pode sair caro à organização, impactar na entrega das demandas no prazo e causar problemas com a potencial duplicação ou lacuna de dados, deixando sua empresa mais vulnerável à possibilidade de erro humano. O compartilhamento manual de dados entre sistemas também pode representar riscos mais sérios, incluindo perda de dados, a falha em manter os dados seguros ou cumprir a LGPD.
Por isso, um ecossistema de RH é tão valioso. Ele elimina a necessidade de criar integrações sob medida entre sistemas diferentes que exigem recursos internos ou um fornecedor que, provavelmente, cobrará um valor extra para apoiar.
Com os dados mantidos em segurança em uma única solução, reduz-se os riscos de erro humano, perda ou duplicação de dados.
Um ecossistema de RH também ajuda a automatizar muitos processos exigidos para manter conformidade com a legislação. Isso porque fornece uma trilha de auditoria [AB8] internas e externas, envolvendo dados pessoais dos colaboradores, o que ajuda a evitar multas e sanções. [PM9]
3. Um ecossistema de RH fornece uma fonte única e confiável de dados para as lideranças
Inserir dados manualmente em sistemas desconectados pode, inevitavelmente, reduzir a precisão das informações. Com um ecossistema de RH unificado e integrado, os dados são inseridos apenas uma vez e fluem de forma livre, consistente e segura.
O acesso a dados confiáveis não é mais uma opção. Na verdade, é fundamental para apoiar a tomada de decisões estratégicas, o que contribui para o alcance dos objetivos organizacionais.
Ao contar com um ecossistema de RH, os gestores têm a oportunidade de descobrir insights e análises sobre sua força de trabalho. Isso os auxilia no desenvolvimento dos colaboradores e dá visibilidade para entender onde melhor investir tempo e recursos para melhorar a experiência dos profissionais.
4. O ecossistema de RH melhora os relatórios e a tomada de decisões
Ainda hoje, muitas equipes lutam para montar relatórios de RH que, de fato, atendam suas necessidades. Isso atrasa a operação, especialmente quando as informações precisam ser levantadas em curto prazo.
Nesse sentido, viabilizar a análise de dados e a emissão de relatórios é mais um dos benefícios do ecossistema de RH. Assim, as equipes de RH podem visualizar os dados com agilidade e de maneira estratégica, reduzindo a entrada manual usada quando os sistemas permanecem desconectados e sem integração.
A automatização dos relatórios também fornece dados precisos e atualizados, eliminando a repetição de tarefas e tornando os processos muito mais fáceis, rápidos e confiáveis. Isso, por sua vez, libera mais tempo da agenda dos profissionais de RH, que podem atuar em demandas mais estratégicas, para gerar inteligência de negócio.
5. O ecossistema de RH agiliza os processos de atração e integração de talentos
Criar uma experiência de integração amigável e eficiente é essencial para reter os melhores talentos. Neste cenário, ter um sistema automatizado e responsivo faz toda a diferença.
Um ecossistema de RH completo, com software integrado de ponta a ponta, traz funcionalidades de recrutamento, seleção e integração, que ajuda a garantir um processo de transição mais simples desde o registro do candidato para a vaga até o seu onboarding na empresa, como contratado.
Ter o fluxo de dados ao longo do ciclo de vida do colaborador fornece dados mais precisos e informativos, que orientam a tomada de decisões estratégicas futuras, ao mesmo tempo em que ajudam a melhorar a experiência do profissional.
6. Um sistema de RH integrado tem acesso simplificado [BR10] [AB11]
Um dos maiores benefícios de um ecossistema de RH é a capacidade de habilitar o login único. O recurso ajuda os profissionais a encontrarem o que precisam, de forma rápida e fácil, reduzindo o tempo de suporte exigido pelo RH e pela TI.
Geralmente, o software de RH inclui vários níveis de autenticação para garantir que os usuários tenham acesso apenas às informações de que precisam, ajudando também a apoiar a segurança dos seus dados.
Como escolher softwares para o RH? Passo a passo
Existem muitos fornecedores de softwares de RH no mercado, com soluções que trazem diversos benefícios. Antes de escolher, é importante compreender o que você precisa para o seu ecossistema de RH.
Elaboramos um passo a passo, para orientá-lo na sua escolha.
Passo #1: Avalie suas necessidades
O processo de seleção de software para o ecossistema de RH começa com a avaliação das necessidades da sua organização. Pense no que você está tentando resolver implementando tal solução. Você quer agilizar seu processo de integração de novas contratações? Ou melhorar seus procedimentos de avaliação de talentos?
Avaliar seus fluxos de trabalho de perto permite visualizar os principais gargalos da operação e o que você pode fazer melhor.
Para orientar esse processo, tenha em mente algumas perguntas que você pode fazer a si mesmo:
- Você está usando outro sistema de RH no momento, mas ele está ficando aquém das suas necessidades?
- Quais são os desafios mais comuns do seu departamento de RH?
- Existe algum processo de RH que poderia ser mais ágil?
- Os profissionais do RH estão satisfeitos com a solução atual?
- Qual é o seu orçamento e qual é o retorno sobre o investimento (ROI) que você espera?
- Sua equipe é experiente em tecnologia ou terá dificuldades com a integração?
- Quais são as políticas da sua organização em relação à segurança de dados?
- Existem muitos processos manuais e em planilhas?
- Qual o volume de processos que a sua empresa tem necessidade hoje? Existe perspectiva de crescimento da empresa? Quanto tempo sua equipe dedica em fechamentos de folha? [BR12]
Etapa #2: Identifique os recursos indispensáveis
Na hora de escolher o software, faça uma lista dos recursos que você e sua equipe querem muito. Depois de identificar seus requisitos, é hora de começar a procurar as funcionalidades de que você precisa.
Portanto, crie uma lista de seus recursos indispensáveis e considere-os como prioridade ao avaliar as soluções de RH. Veja, na lista, alguns dos recursos que você definitivamente precisa:
- Autoatendimento do colaborador: melhora a produtividade e a satisfação da equipe.
- Análises e relatórios: fornece informações sobre a rotatividade de funcionários, absenteísmo, além de outros indicadores.
- Gestão dos processos de recrutamento e integração: ajuda a eliminar o estresse de contratação e do onboarding de novos colaboradores.
Um dos recursos mais críticos e não negociáveis é a integração. Isso porque, ela permite acessar seus dados diretamente na ferramenta em que está trabalhando.
Por exemplo, verifiqueexiste a conexão automaticados dados dos colaboradores[AB13] o acessível a centralização e consulta de dados de várias origens. Depois de fazer essa lista, reduza suas opções até encontrar a ferramenta que atenda às suas demandas atuais — e analise, mais tarde, se você precisa expandir.
Passo #3: Avalie seu orçamento
Após uma avaliação cuidadosa, você encontrou a ferramenta ideal para o seu ecossistema de RH. Agora, é hora de planejar o investimento para garantir que ele seja alinhado com os objetivos da sua empresa.
Definir um orçamento não é apenas uma questão de evitar custos inesperados, mas sim uma oportunidade de avaliar o retorno que a solução trará. Envolva os principais tomadores de decisão — finanças, gestão administrativa e RH — para desenvolver um plano financeiro que esteja em sintonia com as expectativas e necessidades da organização.
Lembre-se de que o investimento em um software de RH varia conforme o tamanho da empresa, os recursos desejados e o modelo de preços. Ao considerar o investimento, inclua possíveis taxas de migração e implementação para uma visão completa dos benefícios a longo prazo.
Com uma visão estratégica, você estará mais bem preparado para escolher a solução que realmente agregue valor, impulsione a eficiência e otimize processos. Um investimento bem planejado ajuda a evitar surpresas financeiras e potencializa o impacto positivo da ferramenta, transformando o RH em um parceiro ainda mais estratégico para o crescimento da empresa.
Escolher o software certo significa não apenas reduzir custos operacionais, mas também liberar tempo para que sua equipe se concentre no que realmente importa: desenvolver pessoas, fortalecer a cultura organizacional e alavancar resultados.Etapa #4: Crie uma lista de fornecedores
O mercado de software de RH está cheio de boas soluções que ajudam as empresas a atingir seus objetivos, e segue em ritmo crescente. Conforme estudos, pode chegar à marca de US$ 62,5 bilhões até 2032.
A única desvantagem é que a variedade de opções tende a dificultar a busca pela solução ideal. Como facilitar o processo de escolha do sistema de RH, afinal?
Para avaliar os fornecedores de software, você pode começar verificando os guias disponíveis sobre o tema. Geralmente, é possível encontrar artigos informativos que comparam as principais ferramentas de RH entre si, para que você possa ver claramente qual é a melhor para o seu caso de uso.[BR14] [AB15]
Algumas perguntas podem ajudar você a ajustar sua lista e avançar para a próxima etapa:
- O investimento está alinhado ao seu orçamento?
- Qual são os principais recursos da ferramenta?
- Quais são as principais opções para o seu caso de uso?
- A ferramenta atende às suas necessidades?
- O que os clientes que já usam a solução têm a dizer?
- Quais são as ferramentas mais bem avaliadas na sua categoria?
- É fácil de usar e navegar ou dificulta a experiência do usuário?
- Tem um teste gratuito ou demonstração?
- É adequado para o porte da sua empresa?
Perguntas respondidas? Agora é preciso estreitar sua escolha. Confira o próximo passo para saber mais.
Passo #5: Selecione possibilidades
Você tem uma lista enorme de sistemas de software de RH que atendem às suas necessidades, se encaixam no seu orçamento e oferecem os recursos que você deseja. Mesmo assim, está longe de encontrar a solução ideal?
Por isso, essa etapa é decisiva. Com todas as informações de que precisa, é hora de restringir suas opções até que você tenha apenas algumas. Considere de três a cinco soluções para essa avaliação final.
Aqui estão algumas dicas para fazer um comparativo entre os sistemas de RH pesquisados:
- Leia avaliações: acesse sites de avaliações confiáveis e veja o que as pessoas têm a dizer sobre as ferramentas.
- Procure cases de sucesso: a maioria dos fornecedores de software de RH apresenta cases que mostram como eles resolveram os problemas dos clientes.
- Pergunte aos seus colegas de equipe: o que seus colegas acham que seria melhor para o seu negócio? Use o feedback deles nos seus esforços de tomada de decisão.
- Entre em contato com a equipe comercial: se você tiver dúvidas ou preocupações sobre a ferramenta, não hesite em entrar em contato diretamente com o fornecedor.
Etapa #6: Teste as ferramentas pré-selecionadas
Tem sua lista de finalistas pronta? Agora, é hora de colocá-los à prova.
Muitos softwares de RH têm demonstrações, planos gratuitos ou testes que você pode aproveitar. É a oportunidade de ver como eles funcionam, se são adaptáveis às demandas e ao modelo do seu negócio, além de entender como agregam valor também aos funcionários.
Conferir as soluções na prática ajudará você a decidir pelo investimento mais certo para o seu negócio.
Etapa #7: Selecione o software de RH
Cumprindo todas as etapas que vimos até aqui, está quase na hora de escolher um provedor de software de RH.
Antes de contratar, converse com sua equipe. Talvez, nem todos os colaboradores sejam tão experientes em tecnologia quanto os outros. Nesse caso, é importante dizer claramente a eles que você está pesquisando uma nova ferramenta de RH e convidá-los a falar sobre suas preocupações.
Além disso, alguns fornecedores oferecem treinamentos aos colaboradores, auxiliando-os em seu aprendizado. Garanta que o provedor do sistema de RH tenha um ótimo processo de onboarding para treinar seu time.
Ecossistema de RH da Senior
Como você percebeu até aqui, um ecossistema de RH é ideal para aumentar a eficiência dentro de uma organização, automatizando processos, gerenciando tarefas relacionadas ao RH e fornecendo dados para tomada de decisão.
Combinando diferentes soluções tecnológicas em um ecossistema, sua empresa automatiza e facilita muitos processos, desde a admissão, gestão de contratos de trabalho e avaliações de colaboradores, até o ponto eletrônico, folha de pagamento, geração de relatórios e muito mais.
Além disso, um ecossistema de RH dá mais autonomia para que os profissionais gerenciem seus próprios dados e jornada dentro da empresa. Dessa forma, reduz significativamente a carga administrativa sobre o RH, ao mesmo tempo em que aumenta sua eficiência. Para lideraças, também é possível acessar relatórios que apoiam a tomada de decisões e a estratégia com base em dados sobre histórico profissional e desempenho dos membros da sua equipe.
O ecossistema de RH da Senior abrange um conjunto de soluções tecnológicas, que proporcionam uma gestão de pessoas aprimorada, com foco em:
- Dados centralizados para uma visão 360º do colaborador
- Análise em tempo real para decisões ágeis e assertivas
- Soluções especialistas para cada etapa do RH
Com as ferramentas de RH integradas, incluindo as soluções Talent Acquisition, Employee Experience, Talent Operation e Talent Management, a Senior tem tudo que o seu RH precisa, pois oferece o único ecossistema de RH da América Latina com soluções tecnológicas completas para a gestão de pessoas. Solicite já um contato. [PM16]
